matchminutes.ai wurde von Anfang an für den deutschen und europäischen Markt gebaut. DSGVO ist kein Aufkleber, den wir nachträglich draufgeklebt haben — es ist die Grundlage unserer Architektur.
Alle Tools, alle Standorte, alle Rechtsgrundlagen — vollständige Transparenz über jeden Dienst, der deine Meeting-Daten verarbeitet.
Recall.ai
🇺🇸 USA
Zweck
Meeting-Bot & Audio-Aufzeichnung
Verarbeitete Daten
Audio-Stream, Teilnehmer-Metadaten
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + AVV
ℹ️ Audio wird sofort nach Transkription unwiderruflich gelöscht
Anthropic Claude API
🇪🇺 EU-Verarbeitung
Zweck
KI-Protokollerstellung aus Transkript
Verarbeitete Daten
Transkript-Text (kein Audio, kein Rohton)
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + DPA
ℹ️ Kein Training mit deinen Meeting-Inhalten
Supabase / Hetzner
🇩🇪 Deutschland
Zweck
Datenbank & Protokoll-Archiv
Verarbeitete Daten
Fertige Protokolle, Account-Metadaten
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + AVV
ℹ️ Server ausschließlich in Frankfurt (eu-central-1)
E-Mail-Versand (Resend)
🇪🇺 EU
Zweck
Protokoll-Zustellung per E-Mail
Verarbeitete Daten
Empfänger-Adresse, Protokoll-Inhalt
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
ℹ️ TLS 1.3-verschlüsselte Übertragung
Die wichtigsten Fakten in 60 Sekunden.
Die Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679) gilt seit dem 25. Mai 2018 in der gesamten EU. Sie regelt, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgerinnen und Bürgern umgehen dürfen.
Jedes Unternehmen, das Daten von EU-Bürgerinnen und Bürgern verarbeitet — egal ob Startup oder Konzern, egal ob Sitz in Deutschland oder Silicon Valley.
Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes — je nachdem, was höher ist. Dazu kommen Abmahnungen und Reputationsschäden.
In keinem anderen Arbeitskontext werden so viele sensible Daten gleichzeitig verarbeitet.
Nach Art. 9 DSGVO gehören Stimmaufnahmen zu den besonders schutzwürdigen personenbezogenen Daten — genauso wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung. Für ihre Verarbeitung gelten strenge Regeln.
Was in Geschäftsleitungsrunden, Budgetmeetings oder Kundengesprächen besprochen wird, ist hochsensibel. Diese Daten dürfen nicht auf US-Servern landen, die dem CLOUD Act unterliegen.
Wer was gesagt hat, welche Position jemand vertritt, wie abgestimmt wurde — all das ist personenbezogen. Bei Weitergabe an Drittanbieter ohne AVV handelt es sich um eine DSGVO-Verletzung.
Otter.ai, Fireflies, Fathom — alle US-amerikanische Anbieter. Daten auf US-Servern unterliegen dem CLOUD Act: US-Behörden können jederzeit Zugriff verlangen, ohne europäischen Rechtschutz.
Keine leeren Versprechen — hier sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Protokoll-Archiv, Transkripte und Account-Daten liegen ausschließlich auf deutschen Servern. Der Meeting-Bot (Recall.ai) verarbeitet nur den Audio-Stream — gesichert durch Standardvertragsklauseln (SCC Art. 46, USA) und sofortige Löschung nach der Transkription.
Die Audiodatei wird sofort nach der Transkription unwiderruflich gelöscht. Es bleibt nur das fertige Textprotokoll — kein Rohton, keine Kopien.
Für die geschäftliche Nutzung stellen wir einen DSGVO-konformen AVV gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Ab Pro-Tarif inklusive — auf Anfrage auch für andere Tarife verfügbar.
Für Transkription und Protokollerstellung nutzen wir KI-Dienste, die vertraglich zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung verpflichtet sind. Keine Speicherung oder Weitergabe für Trainingszwecke.
Wir speichern nur was nötig ist: das fertige Protokoll. Keine dauerhaften Audio-Archive, keine Trainingsdaten aus deinen Meetings, keine Profilbildung.
Alle Übertragungen sind TLS-verschlüsselt. Gespeicherte Protokolle sind nur für den jeweiligen Account zugänglich. Kein Mitarbeiter-Zugriff ohne Notwendigkeit.
Wir helfen dir, die gesetzliche Informationspflicht zu erfüllen: Meeting-Bot kündigt sich beim Beitritt an. Empfehlung: Teilnehmer vorab per Kalendereinladung informieren.
Ein Datenschutzbeauftragter ist in Planung; bis zur Bestellung ist Carsten Stiller als Ansprechpartner für Datenschutzfragen zuständig. BayLDA-Meldung folgt nach vollständiger Aufnahme des Geschäftsbetriebs.
Der EU AI Act gilt seit August 2024 und reguliert den Einsatz von KI-Systemen in der EU. matchminutes.ai fällt in die Kategorie „Geringes Risiko" — wir unterstützen Menschen bei einer Aufgabe, treffen keine autonomen Entscheidungen über Personen.
Die Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act erfüllen wir durch automatische Ankündigung: Der Meeting-Bot gibt beim Betreten des Meetings bekannt, dass eine KI-gestützte Aufzeichnung stattfindet.
Seit dem Brexit hat das Vereinigte Königreich eine eigene Datenschutzgesetzgebung — die UK-GDPR (in Kraft seit Januar 2021). Sie ist inhaltlich nahezu identisch zur EU-DSGVO und stellt dieselben Anforderungen an Datenverarbeitung, Transparenz und Betroffenenrechte.
Für britische Kunden von matchminutes.ai ändert sich in der Praxis nichts: Unsere deutschen Server erfüllen die Anforderungen der UK-GDPR vollständig.
Art. 32 DSGVO verpflichtet uns zu geeigneten technischen Maßnahmen. Hier sind unsere.
Alle gespeicherten Daten (Protokolle, Metadaten) sind mit AES-256 verschlüsselt. Kein Klartext auf der Festplatte.
Alle Verbindungen zwischen deinem Browser und unseren Servern sind mit dem aktuellen TLS 1.3-Standard verschlüsselt.
Deine Daten sind vollständig von anderen Kunden getrennt. Kein gemeinsamer Datenbankzugriff zwischen Accounts.
Georedundante Backups an mehreren Standorten in Deutschland sind geplant und werden vor dem vollständigen Launch aktiviert.
Unsere Infrastruktur ist durch professionelle DDoS-Abwehr geschützt. Verfügbarkeit auch unter Angriff.
Mitarbeiter erhalten nur die minimal nötigen Zugriffsrechte. Protokollinhalte sind für unser Team nicht einsehbar.
Bei Sicherheitsvorfällen melden wir innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde (BayLDA).
2FA für Nutzeraccounts ist in Planung. Admin-Zugänge werden über starke Passwörter und AWS IAM abgesichert.
Eine DSFA nach Art. 35 DSGVO für kritische Verarbeitungsvorgänge ist in Vorbereitung und wird vor Erreichen relevanter Nutzerzahlen abgeschlossen.
Vollständige Liste aller Dienstleister, die im Auftrag von matchminutes.ai personenbezogene Daten verarbeiten.
Server-Hosting & Rechenleistung
Sprachtranskription & Protokoll-KI
DDoS-Schutz & CDN (kein Datenzugriff)
Zahlungsabwicklung (Pro/Business/Enterprise)
Meeting-Bot (Zoom, Teams, Google Meet)
Alle relevanten Datenschutzdokumente auf Anfrage oder direkt als Download.
Was dein Unternehmen sicherstellen sollte — unabhängig vom Tool.
Teilnehmer werden vor der Aufnahme informiert (Kalendereinladung, Hinweis zu Beginn)
Die Aufnahme erfolgt auf Basis einer Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse)
Der Anbieter hat Server ausschließlich in der EU
Es gibt einen abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Audio wird nach der Verarbeitung gelöscht — kein dauerhaftes Archiv
Das Protokoll enthält keine unnötigen personenbezogenen Details
⚠️ Kein US-amerikanischer Dienst ohne Angemessenheitsbeschluss (Otter.ai, Fireflies, Fathom etc.)
KI-Verarbeitung über Anbieter mit EU-Datenverarbeitungsvertrag — kein Training mit Meeting-Inhalten (matchminutes.ai: Anthropic Claude mit EU-DPA ✓)
* Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung. Für unternehmensspezifische Fragen wende dich an deinen Datenschutzbeauftragten.
Nein. Nach § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) ist die Aufnahme nicht-öffentlicher Gespräche ohne Einwilligung strafbar — bis zu 3 Jahre Freiheitsstrafe. Zusätzlich benötigst du nach DSGVO eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Praxis: Teilnehmer in der Kalendereinladung und zu Beginn des Meetings informieren.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist ein Vertrag zwischen dir (Verantwortlicher) und matchminutes.ai (Auftragsverarbeiter). Er regelt, wie wir mit deinen Daten umgehen. Für Unternehmen ist er Pflicht — ohne AVV ist die Nutzung von KI-Meeting-Tools nicht DSGVO-konform. Ab dem Pro-Tarif ist er inklusive; auf Anfrage ist er für alle Tarife erhältlich.
Unsere Infrastruktur läuft ausschließlich in Deutschland. Audio wird sofort nach der Verarbeitung gelöscht. Für KI-Transkription und Protokollerstellung nutzen wir Dienste mit vertraglich gesicherter DSGVO-konformer Datenverarbeitung — keine dauerhafte Speicherung oder Nutzung für Trainingszwecke.
Es wird sofort nach der Verarbeitung unwiderruflich gelöscht. Wir speichern keine Audiodateien — weder temporär noch dauerhaft. Nur das fertige Textprotokoll bleibt in deinem Account.
Nein. Deine Meeting-Inhalte werden niemals für das Training von KI-Modellen verwendet. Was in deinen Meetings besprochen wird, bleibt dein Eigentum und dient ausschließlich der Erstellung deines Protokolls.
Der US CLOUD Act (2018) erlaubt US-Behörden, auf Daten bei US-Unternehmen zuzugreifen — auch wenn die Daten auf Servern in Europa gespeichert sind. Das betrifft Microsoft (Teams, OneDrive), Google (Meet, Drive), AWS und alle anderen US-Konzerne. Mit EU-basierten Servern ohne US-Konzernbindung bist du davor geschützt.
Teste matchminutes.ai mit allen Features bis zum 31. Oktober 2026 kostenlos. DSGVO-konform verarbeitet. Kein Vertrag. Keine Kreditkarte.
Kostenlos starten →Fragen zum Datenschutz? info@matchminutes.ai