DSGVO und Meeting-Aufzeichnungen: Was Vereine und KMUs 2026 wissen müssen
Die Frage kommt in fast jedem unserer Gespräche: „Ist das eigentlich DSGVO-konform, wenn wir das Meeting aufnehmen?"
Die kurze Antwort: Ja — wenn du es richtig machst. Hier ist was du wissen musst.
Grundregel: Einwilligung vor der Aufnahme
Bevor du ein Meeting aufnimmst, braucht jede teilnehmende Person eine klare Information und — je nach Rechtsgrundlage — ihre ausdrückliche Einwilligung.
Das gilt für Zoom, Teams, Google Meet, aber auch für physische Treffen mit Sprachaufnahme.
Was konkret zu tun ist:
- Am Anfang des Meetings ankündigen: „Dieses Meeting wird für die Protokollerstellung aufgezeichnet."
- Jedem Teilnehmer die Möglichkeit geben, sich dagegen auszusprechen.
- Wenn jemand widerspricht: Aufnahme nicht starten oder diese Person aus der Aufnahme ausklammern.
Für regelmäßige Formate (z.B. monatliche Vorstandssitzungen) kann eine einmalige Einwilligung mit Widerspruchsrecht ausreichen — das solltest du jedoch mit einem Datenschutzbeauftragten abstimmen.
Welche Rechtsgrundlage gilt?
Für Vereine und KMUs gibt es üblicherweise zwei relevante Grundlagen:
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) Die sicherste Option. Jeder Teilnehmer stimmt aktiv zu. Bei Vorstands- und Mitgliederversammlungen oft über eine Regelung in der Satzung möglich.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Möglich, wenn die Aufnahme für die Protokollerstellung notwendig ist und die Interessen der Teilnehmer nicht überwiegen. Erfordert eine sorgfältige Abwägung.
Für die meisten Vereine ist die Einwilligungslösung der einfachere Weg.
Wie lange dürfen Aufnahmen gespeichert werden?
So kurz wie möglich — so lange wie nötig.
Für reine Transkriptionszwecke bedeutet das: Die Audioaufnahme sollte unmittelbar nach der Protokollerstellung gelöscht werden.
Das fertige Protokoll (als Textdokument) unterliegt den normalen Aufbewahrungsfristen — für Vereinsprotokolle sind das in der Regel 10 Jahre.
Was MatchMinutes anders macht
Wir haben DSGVO nicht als Compliance-Aufgabe verstanden, sondern als Designprinzip:
- Audio wird sofort nach der Verarbeitung gelöscht — kein Langzeitspeicher, keine Datenbank für Tonspuren
- Alle Server in der EU — Render Frankfurt, Supabase EU-Region, Make.com eu1
- Keine Weitergabe an Dritte — die Transkription läuft auf EU-Servern, kein US-Datentransfer
Das Ergebnis: Du bekommst das Protokoll als .docx — und die Aufnahme ist weg.
Checkliste für DSGVO-konforme Meeting-Protokolle
- Teilnehmer vor dem Meeting informieren (Aufnahme + Zweck)
- Widerspruchsmöglichkeit einräumen
- Rechtsgrundlage dokumentieren
- Aufnahme nach Verarbeitung löschen
- Protokoll (Text) nach Vereinsrecht aufbewahren
- Bei Bedarf: AVV mit Dienstleister abschließen
Wenn du MatchMinutes nutzt, übernehmen wir Punkt 3–4 technisch. Den AVV findest du in deinen Account-Einstellungen.
Fragen zu DSGVO und MatchMinutes? Schreib uns: info@matchminutes.ai